4.1 อาคารสถานที่
สถานที่ตั้งขององค์กร ถือเป็นสิ่งที่สำคัญ เนื่องจากในยุคปัจจุบันทุกมุมเมืองเกิดสภาวะ
รถติด เกิดปัญหาสภาพสิ่งแวดล้อม ดังนั้นในการเลือกสถานที่ตั้งขององค์กรควรที่จะเลือก
สถานที่ที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสามารถมาทำงานได้สะดวก และอาจยังทำให้พนักงาน
มีความสุขในการทำงาน ทำให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.2 เครื่องใช้สำนักงาน
เครื่องใช้สำนักงาน เปรียบเสมือนสิ่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกต่อบุคลากร ทำให้ช่วย
ทุ่นแรงในการทำงาน เครื่องใช้สำนักงาน เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร โทรศัพท์ เครื่องพิมพ์ดีด
คอมพิวเตอร์ เป็นต้น
4.3 ผู้ปฏิบัติงาน
ผู้ปฏิบัติงาน หรือบุคลากร เปรียบเสมือนแรงขับเคลื่อน ที่ช่วยให้องค์กรเกิดแรงผลักดัน
และทำให้เกิดความสำเร็จ ผู้ปฏิบัติงานจึงเป็นได้ตั้งแต่ผู้บริหาร ไปจนกระทั่งพนักงานทั่วไป
ผู้ปฏิบัติงาน หรือบุคลากรที่เกี่ยวข้องภายในสำนักงาน ประกอบด้วย 4 ฝ่ายที่สำคัญ ดังนี้
1. ผู้บริหารระดับสูง (Top Management) ทำหน้าที่วางแผนยุทธศาสตร์ระยะยาว
2. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Management) ทำหน้าที่วางแผนการบริหาร
3. ผู้บริหารระดับล่าง (Lower Management) ทำหน้าที่วางแผนระดับปฏิบัติการ
4. ระดับปฏิบัติการ (Operation Employee) ทำหน้าที่ปฏิบัติการ
5 ลักษณะของสำนักงาน
ปัจจุบันลักษณะการทำงานมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากมาย ดังนั้นลักษณะของ
สำนักงานจึงอยู่เปลี่ยนแปลงไปเช่นเดียวกัน จึงสามารถสรุปลักษณะของสำนักงานได้ดังนี้
5.1 Traditional Office
Traditional Office หรือสำนักงานแบบดั้งเดิม สำนักงานแบบนี้เกิดขึ้นในยุคสมัยแรก ๆ
ดังนั้นการทำงานจึงเป็นลักษณะแบบการทำมือ (Manual) โดยส่วนใหญ่ โดยที่ยังไม่มีเทคโนโลยี
เข้ามาช่วยในการทำงานมากนัก เนื่องจากเทคโนโลยีนั่นเองทำให้สำนักงานแบบนี้ได้หายไปจาก
สังคม
5.2 Virtual Office
Virtual Office หรือสำนักงานเสมือน เป็นสำนักงานที่ไม่เน้นที่ตั้ง เน้นการทำงานผ่าน
ระบบออนไลน์ เนื่องจากในปัจจุบันเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทต่อสำนักงานเป็นอย่างยิ่ง เช่น
เทคโนโลยีการสื่อสาร เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ จึงทำให้การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรภายใน
องค์กรทำได้ในหลายรูปแบบ เช่น อีเมล์ โทรศัพท์ เป็นต้น ทำให้บุคลากรสามารถที่จะทำงาน ณ
บริเวณไหนของโลกก็ได้
5.3 Mobile Office
Mobile Office หรือที่เรียกกันว่าสำนักงานเคลื่อนที่ ตามความหมายจริง ๆ แล้วไม่ได้
หมายถึงสำนักงานที่สามารถเคลื่อนย้ายไปไหนมาไหนก็ได้ แต่เป็นการลดงบประมาณในการ
ดำเนินงาน เช่น บริษัท IBM ที่ประเทศสหรัฐ ต้องการที่จะขยายกลุ่มลูกค้ามายังประเทศไทย ก็
สามารถทำได้โดยเปิดสำนักงานเล็ก ๆ หรือที่เรียกว่า Mobile Office เพื่อไม่ให้เสียค่าใช้จ่าย
ต่าง ๆ มากมาย
โดยที่สำนักงานนั้นสามารถที่จะให้ลูกค้าทำการสั่งซื้อ หรือให้บริการด้านต่าง ๆ
แก่ลูกค้าได้ครบถ้วน เหมือนอยู่ในสำนักงานใหญ่ที่ประเทศสหรัฐ เมื่อลูกค้าได้ทำการสั่งซื้อ
สำนักงานที่ประเทศไทย ก็จะทำการส่งใบสั่งซื้อไปยังสำนักงานใหญ่ ทำให้ลดต้นทุนในการเก็บ
สินค้า ลดต้นทุนในการดูแลสินค้า เป็นต้น
อีกรูปแบบหนึ่งของการจัดสำนักงานแบบ Mobile Office โดย Mr. Kunio Ushioda รอง
ผู้อำนวยการสำนักงาน Corporate Marketing Headquarters (CHM) บริษัท NTT DoCoMo ซึ่ง
เป็นบริษัทโทรคมนาคมที่อยู่ในระดับแนวหน้าของประเทศญี่ปุ่น เริ่มแนวคิดตั้งแต่ปี พ.ศ. 2546
โดยประยุกต์ใช้แนวความคิดทางด้าน การจัดการฐานความรู้ (Knowledge Management: KM)
ที่ทราบกันในชื่อของ SECI Model จาก Prof. Nonaka และ Dr. Takeuchi จาก Hitotsubashi University โดยหลักการที่อาศัย KM เป็นแนวคิดจะมีรูปลักษณ์ที่แตกต่างจากสำนักงานทั่วไปใน
ปัจจุบัน ที่จัดโต๊ะทำงานให้พนักงานนั่งครอบครองเป็นเจ้าของคนละชุด อีกทั้งยังแบ่งพื้นที่ของ
แต่ละคนโดยใช้พาทิชันกั้น หรืออาจจัดห้องทำงานที่มีประตูปิดอย่างมิดชิด ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะไม่พบ
เห็นในรูปแบบของ Mobile Office และรูปแบบของสำนักงานตามแนวคิดใหม่นี้จะมีรูปแบบที่
สามารถสรุปได้ดังนี้
1. ห้องทำงานเปิดโล่ง ไม่มีผนังกั้นให้เป็นห้องเล็ก ๆ ทำให้ผู้บริหารสำนักงานสามารถ
มองเห็นได้ทุกมุมในสำนักงาน
2. โต๊ะทำงานของพนักงานเป็นโต๊ะขนาดใหญ่ที่ทำงานได้ 4 ที่นั่ง เพื่อให้พนักงานทำงาน
ร่วมกัน พนักงานสามารถเปลี่ยนที่นั่งได้ตลอด โดยเลือกนั่งกับใครก็ได้ขึ้นอยู่กับภาระ
งานที่จะต้องไปทำงานประสานกับเพื่อนรวมงานคนใดในช่วงเวลานั้น
3. พนักงานทุกคนจะมีคอมพิวเตอร์ Notebook และโทรศัพท์มือถือ โดยใช้เป็นเครื่องมือ
ในการปฏิบัติงานที่โต๊ะทำงาน บนโต๊ะจะมีเอกสารเฉพาะเท่าที่จำเป็นต้องใช้ใน
ขณะนั้น โดยจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document)
โดยเก็บไว้ที่เครื่องแม่ข่าย (Server) พนักงานสามารถเรียกใช้ได้ตลอดเวลา ทำให้
สำนักงานลดการใช้กระดาษ (Paperless) ให้มากที่สุด
โดยบริษัทได้จัดบ่างส่วนของสำนักงานในแต่ละชั้นของตึกทำงาน ตามภาระการใช้งาน
ออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้
1. Base Zone
เป็นพื้นที่ส่วนใหญ่ของห้องทำงานที่พนักงานจะหมุนเวียนกันมานั่งทำงานเป็นกลุ่มตาม
โต๊ะทำงานที่จัดไว้โต๊ะละ 4 คน งานส่วนใหญ่เป็นการประสานงานปรึกษางาน รวมถึงการวาง
แผนการปฏิบัติงานร่วมกัน ซึ่งกิจกรรมดังกล่าวจะก่อให้เกิดกระบวนการแลกเปลี่ยนทักษะ
ประสบการณ์ซึ่งกันและกันระหว่างพนักงาน
2. Creative Zone
เป็นส่วนของสำนักงานที่ส่วนใหญ่จัดให้อยู่ริมหน้าต่าง มีจอภาพขนาดใหญ่ไว้สำหรับ
แสดง หรือนำเสนอข้อมูล พื้นที่ในส่วนนี้จัดไว้สำหรับการประชุมอย่างเป็นทางการของ
คณะทำงานกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อระดมสมองหาแนวคิดใหม่ ๆ ส่วนเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถ
เชื่อมต่อเครือข่ายอินเทอร์เน็ตผ่านทั้งระบบมีสาย และไร้สาย เพื่ออำนวยความสะดวกในการ
สืบค้นข้อมูล โดยห้องประชุมขนาดเล็กในลักษณะนี้ สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบของห้องให้
เหมาะสมกับการใช้งานได้อย่างสะดวก รวดเร็วตามความต้องการ
3. Concentration Zone
เป็นส่วนของสำนักงานที่จัดไว้สำหรับการทำงานที่ต้องการสมาธิในการทำงานเป็นอย่าง
มาก เช่นการวางระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรืองานร่างแผนงานโครงการต่าง ๆ สำนักงาน
ในส่วนนี้จะถูกจัดให้เป็นสัดส่วน และมีโต๊ะทำงานเฉพาะบุคคล
4. Refresh Zone
เป็นส่วนที่จัดไว้สำหรับเป็นที่พักผ่อนของพนักงาน อาจประกอบไปด้วยตู้เครื่องดื่มแบบ
หยอดเหรียญ หรือที่อ่านหนังสือพิมพ์ เพื่อให้พนักงานทุกแผนกสามารถใช้สำหรับพบปะพูดคุย
กัน ทำให้ได้ทำความรู้จักเพื่อนใหม่ ๆ อย่างไม่เป็นทางการ
5.4 Home Office
Home Office หรือ การประยุกต์บ้านให้เป็นที่ทำงาน ซึ่งการประยุกต์บ้านให้เป็นที่
สำนักงานนั้นช่วยลดต้นทุนเป็นอย่างมาก เนื่องจากปัจจุบันนี้ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าเช่า ค่า
เดินทาง เป็นต้น สูงขึ้นเป็นอย่างมาก ทำให้ต้องลดค่าใช้จ่ายบางส่วนที่ไม่จำเป็นบางส่วนออกไป
Home Office จึงเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่จะทำให้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
การทำงานภายในบ้านทำให้มีอิสระในการทำงานเป็นอย่างสูง ทำให้เป็นเจ้านายของ
ตนเอง ตลอดจนได้แต่งตัวตามสบายทุกวัน ไม่ต้องเครียดในการไปทำงานให้ทันเวลาในช่วงเช้า
ซึ่งถือว่าเป็นการเริ่มต้นธุรกิจสำหรับบุคคลที่มีทุนน้อย
รับ "ออกแบบออฟฟิศตกแต่งสำนักงาน"
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น